EQUIPOS DE TRABAJO EFICACES Y COMPROMETIDOS. CÓMO CONSEGUIRLOS.

Uno de los grandes retos de las empresas es conseguir que sus equipos de trabajo sean eficientes y eficaces, que los trabajadores estén implicados y sean proactivos, pero no es una tarea fácil. En este artículo os dejamos algunas recomendaciones que pueden ser útiles.

¿Qué es un equipo eficaz y eficiente?

En primer lugar es importante definir estos conceptos, sobre todo porque a la hora de establecer objetivos lo primero que debemos hacer es hacer un análisis exhaustivo y detallado de lo que pretendemos conseguir con nuestro trabajo.

Un equipo eficaz es aquel que consigue alcanzar el objetivo propuesto, es decir, que desarrolla su trabajo orientado a un propósito determinado y llega a él usando los medios y herramientas a su disposición.

Un equipo eficiente es aquel que, consiga o no su propósito, hace un uso óptimo de los recursos y los tiempos. No significa que sea eficaz por si mismo, sino que desempeña las tareas acorde con un rendimiento ecológico y ajustado, sin que haya escape o derroche de elementos.

Lo ideal en este caso es que el equipo sea eficaz y eficiente a la vez, pero siempre existen errores, y en ellos vamos a encontrar la primera clave del trabajo con equipos.

El manejo del error: la premisa para un equipo seguro

La disciplina positiva es clara para esto: el error es una maravillosa oportunidad de aprendizaje.

Sobre esto, debemos construir un sistema orientado a soluciones, a través del cual haya un gestor (líder) de las situaciones en las que haya un problema, y que es recomendable que sea el responsable, que debería tener toda la información estructural y contextual, pero no de desempeño, de lo que ha sucedido y de cuáles son los recursos disponibles para solucionarlo. Esto significa que hay personas que ejecutan pero debe haber siempre una persona que lleve al equipo y lo oriente en solucionar el problema ante la urgencia o la gravedad del mismo. Esto parece evidente, pero no siempre es así, porque se produce una descoordinación de los protocolos o la intervención de terceros empeora la gestión.

Este coordinador debe estar entrenado en manejo del estrés y, desde luego, debe tener competencias emocionales y sociales para gestionar la presión y las fórmulas no respetuosas. Esto no es contrario ni mucho menos a la directividad y a la firmeza, de hecho es necesario que, en situaciones graves, haya una línea de actuación definida, y los acuerdos se hagan en otros momentos de más calma y conexión.

La culpa no es buena amiga, la responsabilidad en cambio sí lo es. Es totalmente contraproducente buscar culpables para focalizar el error, hay que entender qué ha sucedido, sobre todo porque en múltiples ocasiones el fallo no viene de un solo factor, sino de varios. Si yo como profesional cometo un error pero el equipo me ayuda a solucionar y a solventarlo, será motivador para mí y querré colaborar en remediarlo y en proponer, también para que no vuelva a producirse. En cambio, si se me señala y se me castiga o ridiculiza, voy a evitar enfrentarme a ello y, si vuelve a suceder, lo esconderé por el miedo a represalias.

La comunicación como herramienta indispensable,

Todo el mundo tiene que saber muy bien qué es exactamente lo que tiene que hacer, y de igual manera debe conocer cuál es la función de sus compañeros y líderes. Puede resultar obvio, pero la experiencia nos dice que un gran porcentaje de los errores se produce por un desconocimiento o una falla en la presencia del contenido de la información.

¿Qué podemos hacer al respecto?.

1. Pocas normas y límites pero muy claros.
2. En la medida de lo posible, las reglas deben ser comunitarias y consensuadas, excepto las que sean de seguridad o definidas por la propia política de la empresa por sus valores.
3. Las normas en las que puedo opinar y participar son normas que es más probable que cumpla porque me siento identificado con ellas.
4. Debe haber un espacio para sugerencias y mejoras abierto a todo el equipo.
5. Las herramientas organizativas tienen que ser de fácil acceso, que todo el mundo pueda verlo y acceder.
6. Asignación personal de funciones, que todos sepan cuál es suya o puedan acudir e identificar fácilmente al responsable de esa tarea.
7. Propiciar espacios de respeto y no culpabilización.

Las reuniones periódicas como puntos de reflexión.

Todo equipo de trabajo requiere un seguimiento periódico y minucioso. Por eso la celebración de juntas de equipo que orienten al equipo es indispensable para mantener los objetivos claros y los procedimientos puedan reasegurarse.

Deben ser esquemáticas y con una estructura útil definida, la disciplina positiva nos invita a que sean abiertas, de forma que todo el mundo conozca qué se va a trabajar en la reunión, cuánto va a durar, qué propósito tiene y que exista un espacio anterior a la misma en la que puedan proponerse temas importantes para los miembros y el líder haya podido no contemplar.

Es muy recomendable que quede recogida toda la información para hacer referencia si lo necesitamos en el futuro y para que se recojan las ideas que se posponen o que ahora no pueden ser implementadas. Puede que una idea ahora no sirva, pero sí puede hacerlo más adelante, además con esto tenemos en cuenta siempre la aportación de los integrantes, eso les hace sentirse pertenecientes e importantes en el grupo, les motivará y alentará.

Por último, como recomendación explícita, las reuniones deben tener siempre un carácter enfocado en la mejora y orientado a soluciones, no deben utilizarse para “echar broncas” o similar, porque generarán el efecto contrario.